皆さん日々の仕事、日常生活をふくめて少なからず問題を抱えていると思います。
その問題に、対応したにも関わらず、また同じ問題が発生したなんて経験ありませんか？
私も昔、そんな苦い経験をいっぱいしてきました。今はだいぶそのような事が減ってきて成果を出しやすい状況にする事ができています。（20年間試行錯誤してやっとたどり着きました）
何が悪かったの？そう思われると思いますが、テーマにもある「現状把握の重要性」を理解していなかった事が大きな原因でした。
と、言う事で本日は問題解決手法の中でも特に重要な「現状把握の重要性」について解説します。
テーマ：【問題解決手法】現状把握の重要性：なぜ問題が解決しないのか？
さぁ～、はじめますか！
こんな方に見ていただきたいです
- 問題解決手法ってそもそも何？（管理初心者さん）
- 問題解決のため対策しているけど一向に改善されない方
この記事を見ると、こんな事が得られます
- 問題が発生したときに解決に導く手法（概要）がわかるようになります
- 精一杯、問題解決のため対策しているけど、改善されない理由がわかります
１．問題が発生したときに解決に導く手法（概要）
皆さん、問題が発生したときにどのように対策を考え行動していますか？
あ～、ここが悪かったな～、じゃ～こうしようと頭で考えてすぐに行動していませんか？
こんな考えは、今日からドブに捨ててください。
じゃ～、どうすりゃいいのよ！と思いの方は一度、下記手順にて問題解決を実行してみてください。
効果的な問題解決手順
- 問題の把握：その時に発生した問題⇒今回解決したい問題を明確にする
- 現状把握：その問題が発生した状況を把握する（被害状況を客観的目線で把握する）
- 要因・原因分析：現状把握で把握した内容が「なぜ」発生したかの観点で分析する
- 対策実施：現状把握、要因・原因分析を経て分かった悪さをなくす対策を考案・実施する
- 有効性の確認：対策実施後、対策が有効であったか確認する
- 歯止め・標準化：同じ問題が今後発生しないように仕組化する
問題が発生したときは上記問題解決の手順に乗っ取って活動すことをお勧めします。
マスト条件として、上記の活動内容は頭の中で実施するのではなく、紙に書き出して実施してください。なぜ？と思われる方もいると思うので、問題解決手順に乗っ取って活動するメリットと紙に書き出して実施するメリットを下記に示します。
問題解決手順を使用するメリットと活動内容を紙に書き出すメリット
- 問題解決手順に従って思考する事によって、途中で考えの方向性が脱線する事を防ぐ
- 実施した内容を紙に書き出すことによって、対策に至った流れが可視化され、他人との共有が容易になる
- 書き出した紙を残しておくことによってノウハウの蓄積と、会社なら新人への教育等で使用できる
まっ、こんな感じで大きなメリットがあります。まだ試したことのない人は是非、試してみてください。※ちなみにこの問題解決手順のことを「QC手法」ともいいます。気になる方は「QC手法」で調べてみてください。
２．精一杯問題解決のため対策しているけど、改善されない理由
続きまして、対策はしているのに問題が再発する理由ですね。ここではあくまでもきちんと対策をする気があって、実際に精一杯やっているにも関わらず改善されない人を対象に話をします。※初めからやる気がないとか、楽して改善したいとか思っている方は論外です。私が考える、対策しているけど、改善されない理由は下記３点です。
対策しているけど、改善されない理由３点
- 現状把握が甘すぎる
- 経験からの固定観念が強すぎる
- そもそも改善する意識が低すぎる
１項目づつ説明していきます。
１．現状把握が甘すぎる
これは例を一つ上げて説明します。
例えば、「トラックの単独事故」が発生したとします。皆さんはこの事故に対してどんな事を調査【現状把握】しますか？私なら最低でも下記項目は調べます。
上記のような内容をドライバー・管理者に問診で確認して、その証言とドライブレコーダー映像、単独事故で接触したトラックの接触箇所、接触した対象物を見比べて現状把握をします。
今回はトラックの単独事故について何を調べる【現状把握】かなので、このような項目になりましたが、問題が変われば、現状把握する項目ももちろん変わってきます。
何が言いたいかというと、要は徹底的に調べろ！ということです。
こんなに調べられないよぉ～とか時間がなくて無理という方は、おそらく問題解決能力はこれからも上がらないと思います。
正直時間もかかりますし、重労働であることは間違いないです。しかし事実を的確に把握する行動【現状把握】を怠れば、違う事実に対して対策案を検討し、的外れな対策をすることになるので、また同じことが起こるリスクが上がります。
それほど現状把握は重要なのです！！
私は再度同じ問題が発生し、顧客に迷惑をかけ信頼を失うことと、次に問題が発生したときに掛かる時間・労力を考えれば、時間がかかっても起きた問題に真摯に向き合い適切な現状把握から得た、事実に基づく最良な対策を実施したいと考えます。
２．経験からの固定観念が強すぎる
これも割と厄介な問題です。この「固定観念」が強すぎる人の特徴は、経験が多い・過去に成功体験をしている等が挙げられます。
そういう人ほど先入観が強くなり、主観で判断する傾向があります。「あぁ～これが悪いんだな～」と感覚で判断し、間違った処置・対策を取りがちです。
固定観念にとらわれないように気を付けるコツは、ずばり
- 初めて見るつもりで客観的視点を意識する
- いろいろなことを想像し多角的に見るよう意識する
同じような問題が起きたとしても、固定観念を捨てて、「この問題に取り組むのは初めて！！」との意識で現状把握に取り組むことが重要になってきます。
３．そもそも改善する意識が低すぎる
「改善意識が低い⁈」そんなことねぇーよ！真剣に取り組んでるよ！との意見、よーーーーーく分かります。
私も上司に「まじめにやれ！」と叱責されたことがありますが、すごく憤りを感じたのを覚えています。
でも、ある時、知り合いの方から聞いたお話で自分の甘さに気付かされたエピソードがあります。
その知り合いは「刑事」の方です。
刑事は犯罪に関してあらゆる情報を集め、綿密な「現状把握」を実施します。刑事が絶対に起こしてはいけないこととは「誤認逮捕」です。
皆さんもメディア等で誤認逮捕のニュース・記事を見たことがあると思いますが、誤認逮捕をしてしまった時の警視庁の抱えるリスクは計り知れません。
実際に自分が問題を解決する行動を取るときに、こんな覚悟があったか？と思うとはっきり言って皆無でした。自分の甘さに恥ずかしさすら感じました。
それからは一つ一つの問題に対して、覚悟を決めて現状把握に取り組んでいます。
実際に問題が解決される確率は、断然上がったことは言うまでもないと思います
まとめ
皆さん今回の講義で問題を解決するにあったって、現状把握がどれだけ重要かわかってい頂けたと思います。
今回の講義の要点をまとめると
- 問題解決は問題の解決手法に乗っ取って活動すること！！
- 問題解決のためには、現状把握は徹底的に行うこと！！
- 問題解決時は固定観念を捨てること！！
- 本当に問題を解決したいと言う意思で問題解決にのぞむこと！！
この講義が皆さんの問題解決能力アップに少しでも役立てればと思います。
本日は終了です。
ありがとうございました。