完全版：QCサークル大会発表者が上位を狙える資料作成方法を完全解説

 

『経験が少ない』もしくは『QCサークル大会の参加自体が初めて』でどのように進めればいいか分からないって方も多いと思います。

 

QCサークル大会の発表経験7回・QCサークル大会推進者経験5回の私も初めは、同じような悩みを抱え、試行錯誤しとても遠回りをした経験があります。

 

そこでこの記事では、初心者でもQCサークルの進め方・発表資料の作成方法が分かるようにサンプル資料を交えて、解説していきます！（ちなみに私は優勝経験３回あります）

 

この記事を読めば、『QCサークル大会で上位を狙える手順』が全て分かります。

 

では、始めましょう！

 

QCサークル発表者が上位を狙うための進め方

 

手順は５つです。※１回/年、QCサークルが開催されることを想定

１つずつ解説していきます。

 

手順１：リーダーとメンバー（アドバイザー）の選任をする（QCサークル大会１年前）

まずはQCサークルリーダーを選任します。大体の会社ではリーダーは上長が決めることが多いですかね。

 

選任されたリーダーは、まず一緒に活動するメンバーを選任しましょう。

目安は３名～５名ぐらいがスタンダードです。

 

ポイントはQCサークル大会を経験したことのある人から、アドバイザーを選任することです。

 

活動中に必ずつまずくところが出てくるのもQCサークル活動の特徴ですので、経験者のアドバイスは貴重です。

 

手順２：チームミーティングを開催する（QCサークル大会まで１回/月以上）

リーダー・チームメンバー・アドバイザーが決定したら予定を整合しチームミーティングを開催しましょう。

 

開催する時間は、あまり長く取りすぎても、ぐだぐたになるだけなので、３０分～長くても１時間ぐらいで設定しましょう。※最低でも１回/月以上の開催が望ましいです。

 

初めてのチームミーティングで実施する事項は、『メンバーの紹介（顔合わせ）』と『チーム名』を決定するぐらいでいいと思います。

 

２回目から推進する項目は下記の10項目です。

上記項目をメンバーで議論し、『担当者』『実施日程』を明確に決めてQCサークル活動を進めます。

 

※推進する項目の詳細は、手順３：QCサークル大会の発表資料の作成の手順と一緒に解説します。

 

ポイントは毎回、議論した内容の『議事録』を取る事です。

 

■議事録のサンプル■

こんな感じのシンプルな議事録でいいと思います。

 

メンバーで決めた『実施項目の進捗を確認できる欄』と『次回までに何をするかが記載できる欄』があれば十分です。

 

議事録を残すことによって、自分たちが今どこまで進んでいるか明確に分かります。

会話だけの整合で議事を残さないと、人によって解釈が変わってしまうことをある程度、防げます。

 

手順３：QCサークル大会の発表資料の作成（QCサークル大会半年前～1か月前）

皆さん、なんだかんだ資料作成が一番苦労するところではないでしょうか。

 

ここでは、QCサークルで上位に入りやすい資料作成の構成と、項目ごとのポイントを説明します。

 

私が考える、QCサークルの上位に食い込むための、鉄板の流れ（構成）は下記の通りです。

上位に食い込むための、資料作成の流れはこんな感じです。

 

１項目ずつ、解説していきます。

 

※今回紹介する資料サンプルは『大幅な環境変化により、作業中に腰痛が発生、その作業の問題を解決した事例』で紹介します。

（１）表紙作成

まず初めに、表紙を作りましょう。

■表紙サンプル：１枚■

表紙だから目立とうと思っていると、いろいろ写真を貼り付けたり、いろいろな配色を使用したりしてムダに派手になっているチームを時々みます。

そのようなチームはなぜか上位に食い込めない傾向があります。（完璧に私感ですが）

 

派手過ぎず、地味すぎず、開催時期を意識したフォーマット（デフォルト）もおすすめです。

 

（２）サークル紹介

次にサークル紹介を作りましょう。

サークル紹介に記載する項目として

こんな内容がスタンダードです。

■サークル紹介サンプル：１枚■

ポイントとして２ページ目からページ数を記載することです。

これは発表が終わった後に、質疑応答の際にページ数が記載されていると、「〇ページのここで質問です」と質問者が聞きやすいからです。

 

このように、小さなことでも聞く側への配慮が、評価につながることもあります。

 

（３）職場紹介

職場紹介は割とさらっと作成してしまう方が多いのですが、すごく重要です！

 

職場紹介で自分がやっている業務を説明し、聞いている側に理解してもらえないと、聞いている側はこの後の内容が、頭に入ってきません。

『あ～、こういう業務なんだ～』と業務内容を理解した前提で聞くのと、『ん？どんな業務、何だっけ？』という前提で聞くのでは、大きな違いがでます。

 

この部分はかなり重要なので、作成時は十分注意して作成しましょう。

■職場紹介サンプル：１枚■

ここは本当に重要なので、2度言いますが、『自分が実施している業務が、聞いている側に伝わらないと、この後の内容は理解されない』ぐらいに思ってください。

 

業務内容が複雑なのであれば、職場紹介で２ページ使用するのも全然ありです。

 

（４）活動計画と実績

活動計画と実績はQCサークル活動を始める、一番初めに立てましょう。

■活動計画と実績サンプル：１枚■

最初に立てた計画に対してあえて実績を少し遅らせて表現することで、実際にやった感がでます。

 

やった感って、『せこくない⁈』と思うかもしれませんが、上位を狙うためのテクニックだと捉えて取り入れてみてください。

（５）テーマ選定

今回取り組むテーマの選定を行います。

 

テーマ選定はメンバーでブレインストーミング（ワイガヤ）にてテーマ候補を選定します。

選定するテーマ候補は３つ～５つくらいがいいと思います。

 

選定したテーマ候補に重要性・緊急性・効果性・実現性・全員参加等の項目を設定し、各テーマに点数を付けます。

点数の基準は３段階評価（５点・３点・１点）がスタンダードです。

■テーマ選定サンプル：１枚■

表以外にもグラフ（レーダーチャート）を用いても分かりやすい資料になると思います。

 

（６）テーマ選定理由

テーマ選定理由は、（５）テーマ選定で表しきれなかった内容：そのテーマにした裏付けをあらわします。

裏付けとは、このテーマを選んだ背景や、大きな変化点があったなどですね。

■テーマ選定理由サンプル：４枚■

テーマ選定後、現状把握に移ってもいいのですが、テーマ選定理由を入れると説得力が増します。（信憑性が確保できる）

 

今回は『客先の取り組みで、工場内の大幅レイアウト変更があり、その影響で作業中での腰に掛かる負荷が増えて、腰痛が発生した問題を解消したい」がテーマ選定理由になっていますね。

 

次にテーマ選定理由『工場内の大幅レイアウト変更』について説明を入れます。

※この大幅レイアウト変更があったことにより、どのような変化があったかの説明を入れます。

ここでは、レイアウトが変更になったことにより、使える幅が減少になったことを、訴えています。

ここではレイアウト変更により、棚の寸法を変えざるおえなかったことを、訴えています。

ここではレイアウト変更により作業するスペースが狭くなったことを、訴えています。

大幅な変化点があったことによって、自分がやっている業務に大きな影響、特に悪くなった影響をなるべく大げさに訴えます。

 

ここまでの説明を一度まとめると

どうでしょうか？この流れをふむことで、このQCサークルチームが取り組む内容の大枠のイメージはつかめると思います。

 

ここまでの流れを、聞き手に理解させることができれば、この後の流れも聞き手は頭に入りやすくなります。

逆をいうと、ここまでの流れをうまく表現できず、聞き手が理解できない状態で進めてしまうと、ほぼ上位入賞はムリと言えます。

 

（７）現状把握

今までの解説で、「客先取組みで、大幅なレイアウト変更があったことで、腰痛が発生する作業環境になった」ことが分かったと思います。

 

この現状把握では「腰痛発生」の作業内容を細かく調査していきます。

■現状把握サンプル：８枚■

ここのスライドでは、作業工程を細分化した説明と、腰に負荷がかかる工程を「空部品箱投入」と「部品取出し」に特定をしています。

前のスライドで腰痛が発生している工程を２つにしぼりましたね。

このスライドでは、そのうちの「空部品箱投入工程」の作業から調べることを説明しています。

ここでは「空部品箱投入工程」が、レイアウト変更前と変更後でどう変わったかを表しています。

環境の変化により、腰を深く曲げて作業する工程が発生したようです。

次にこのスライドでは、どのくらいの段数に部品を投入すると実際に腰に負荷がかかるか、調査した内容を表しています。

ここでは、下２段までの作業が、腰に大きな負担をかけていることが、分かったようです。

このスライドでは、腰痛を発生させる下２段に空部品箱を投入する回数が１日何回あるか調べた内容を表しています。

腰痛を発生させる可能性のある作業が４６０回あることが分かったようです。

次に腰痛を発生させている工程のもう一つ、「部品取出し工程」の作業を調べることを説明しています。

この工程では、レイアウト変更により、隣接するコンベアーとの距離が狭くなり、腰に負担のかかる作業になってしまっていることが説明されています。

ここでは、前のスライドで説明した「部品取出し工程」が１日に何回行われているか調査した結果をあらわしています。

この様に、「何が」「どのような業務で」「どのぐらい発生しているか」を、誰が見ても、聞いても分かるように表現することが、重要です。

 

現状把握も、長くなってしまったので簡潔にをまとめると

ここまでの説明・資料の表し方で、「レイアウトが変わったことにより発生した問題⇒作業中の腰痛」「その腰痛がどこの工程・作業で発生していて」「１日にどのくらいの回数が発生しているか」が明確に分かったと思います。

 

現状把握では『このQCサークルチームはこの問題に取り組むんだな』ということが、聞き手側に確実に理解してもらえるように意識して表現しましょう。

 

（８）目標設定

次に目標設定です。

現状把握で分かったデータを基に、悪さをどのぐらい減らす・無くすを決めます⇒要は今回の改善で問題をどのくらい軽減・削減するかの目標を設定します。

■目標設定サンプル：１枚■

今回は腰痛を発生させる作業を、２０１８年２月までに、全員参加で、100%削減する目標を立てたようです。

 

目標設定は必ず100%削減しなくてはいけないわけではなく、テーマにあった、できるレベルぎりぎりの数値設定にするようにしましょう。

 

（９）要因分析

要因分析では「なぜ腰痛になるのか？」について要因をまとめ、「これだ！」という主要因（問題点）を明確にします。

主要因（問題点）を洗い出すために、下記図の「特性要因図」（魚の骨とも言う）を使用し要因をまとめます。

■要因分析サンプル：1枚■

ちょっと分かりずらいかもしれないので上記図で１例説明すると

なぜ腰痛になるのか？（大骨）⇒なぜ？⇒材料が悪いのでは？（中骨）⇒なぜ？⇒部品棚が悪いのでは？（小骨）⇒なぜ？⇒部品棚が低いのでは？（超小骨）

こんな感じで問題に対してなぜ？（青字）を繰り返し行った結果を特性要因図（魚の骨）にまとめます。

要因分析の結果、「部品箱/部品棚ともに低い一からの取出し作業を続けた結果、腰痛が発生している」を主要因（問題点）として明確になりました。

 

（１０）対策案検討

要因分析で明確になった取組む主要因（問題）を解決させるための対策案を検討します。

■対策案検討サンプル：１枚■

今回は、イレクターパイプで新たな部品棚作成を対策案に決定したようです。

 

（１１）対策実施

対策案検討で決定した、対策を実施します。

■対策実施サンプル：２枚■

対策実施①：部品棚を現在の環境に合わせて新規作成する。

対策実施②：空部品箱投入台の新規作成。

対策を実施するのに必要な要素（必要要件）を分かりやすく表現し、対策前・対策後が見ても聞いても分かるように表現してください。

（１２）効果の確認と対策を実施したことによる新たな問題発生が発覚

ここでは、対策実施したことにより、狙い通りの効果が実際に出たか、確認します。

■効果確認サンプル：２枚■

効果確認①：部品棚を作り直したことによる効果確認

部品棚に関しては、狙い通りの効果が出たようです。

 

効果確認②：部品箱投入台を作成したことによる効果確認

効果確認①同様に、狙いに対する効果はあったようです。

しかし新たな問題が…..⇒この流れが重要です。

対策効果を確認して、「目標達成！」で終わってもいいのですが、QCサークル資料をよりリアルにするためには、対策を実施したら新たな問題が発生したストーリーを盛り込むと資料に信憑性が増します。

この流れは、取り入れるようにしましょう。

 

 

新たな問題が発生。この新たな問題がどのような問題か、説明を入れます。

■新たな問題サンプル：1枚■

ここの新たな問題については、対策を実施したことにより、予期せぬことが起こったことを説明します。

 

今回は、作業台の改善をしたことで、ムダな作業が発生してしまったことを説明しています。

 

（１３）再対策案検討・再対策実施

ここでは（１２）で発生した新たな問題にたいして、再度対策案の検討と再対策実施を行います。

■再対策案検討＆再対策実施サンプル：1枚■

再対策案検討と再対策実施は1ページ～2ページで説明できるボリュームにすることです。

 

あくまでも、メインの対策を実施した後に発生した問題は、サブの対策です。

ページ数を多めに使って表現すると、聞き側がメイン対策とサブ対策がごっちゃになる可能性があるので、さらっと表現しましょう。

 

（１４）再効果確認

再対策実施の効果が、どうだったのか説明します。

■再効果確認サンプル：1枚■

再対策により、腰への負担はなくなったようです。

 

（１５）効果確認まとめ

今回の活動の効果のまとめを説明します。

■効果確認まとめサンプル：1枚■

対策による効果でお金軸で表現できる場合は、積極的に表現するようにしましょう。

 

（１６）標準化・歯止め

標準化・歯止めです。

■標準化・歯止めサンプル：1枚■

ここでは作業内容を明記した作業標準表を作成し標準化した内容と、部品棚投入台の状態確認（摩耗や破損の確認）をするためのチェックシートを作成しこの作業が維持できる環境を定期的にチェックする仕組み（歯止め）を明記していますね。

 

（１７）活動まとめ

最後に活動まとめです。

ここでは、今回のQCサークルを振り返っての感想を活動中のエピソーを交えて説明します。

これで今回のサンプル資料を使用した、解説は終了になります。

 

資料を作成するにあたって、ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔを使用すると思いますので、アニメーションを駆使して、聞き手が見やすく分かりやすい資料作成にチャレンジしてください。

 

※QC七つ道具・新QC七つ道具をふんだんに使用するのもおすすめです。

 

部分部分でも参考になったら、取入れてみてください。

 

このような、QCサークル大会の資料を作るには、QCストーリー＝問題解決手法を理解し活用することが不可欠です。

この問題解決手法を学ぶために有効なのが

JSA（日本規格協会）が運営するQC検定が有効です。

QC検定とは、年2回（3月と9月）に全国120か所で実施している、品質管理の知識を問う筆記試験です。

1級から4級までの4段階のレベルで受講でき、企業人や学生のキャリアアップ実現を支援してくれる仕組みです。

業種に関係なく、会社員としてロジカルに問題解決を実施できる知識・スキルが身に付きます。

勉強方法は下記書籍で学ぶのがおすすめです。

（※4級はJSAホームページでテキストをダウンロードできます）

◆3級◆

 

◆2級◆

 

◆1級◆

 

いやいや～、仕事しながら勉強する時間なんか作れないよ～。遊び優先だし。

って、方におすすめな、勉強法は「SMART合格対策講座」です。

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ＱＣ検定もSMART合格対策講座の受講対象の教材となっています。

スマートフォンでの視聴に特化したサービスなので、通勤時間やスキマ時間に手軽に学習できます。

どの業種でも必要とされる問題解決能力が取得でき、会社で必要とされる人材になれる可能性が高くなると思えば、費用対効果もかなり高いサービスと言えます。

公式サイトを貼っておきましたので、気になる方はご覧ください。

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手順４：QCサークル大会発表の練習（QCサークル大会１か月前～毎週）

QCサークル大会で発表する資料作成が終わったら、発表の練習をしましょう。

発表練習で意識したいのは

一つずつ解説します。

 

発表者は1人でもいいが、複数が好ましい（女性多めがいい）

発表者は間違いなく、1人で発表するより、複数人2名～4名ぐらいで発表する方が審査員からの受けはいいと思います。

 

そもそもQCサークルはQCサークルメンバーで行うものですし、発表だけ1人でやるのは不自然です。発表までメンバーで協力して表現するほうが間違いなく評価者の加点になるでしょう。

 

1名だとできない、言葉のキャッチボールなどが出来るのも複数人でやるメリットです。

 

ほとんどの大会で審査員は男性が多いと思いますので、女性多めで発表すると上位に食い込む可能性は高くなると思います（私感ですが、事実多いです）

 

事前に審査員の顔ぶれが分かれば、男性・女性比率を確認しておくといいでしょう。

 

※女性審査員が多い場合は、イケメン戦略もいいかもしれません。

 

最低でも10回以上は読み合わせをする

これは、本当に最低ラインです。

 

QCサークル大会で練習不足は顕著に表れます。

 

1人で発表する場合は10回ぐらいでいいかもしれませんが、複数人での発表の場合は、言葉の掛け合いのタイミング練習も追加されますので、多ければ多いほど良いと思います。

 

資料の作成精度や改善内容もいいのに、発表練習が少ないことで上位から落ちてしまったチームを何チームも見てきました。

 

時間制限に合うように読み合わせする

QCサークル大会で各チーム持ち時間が設定されていると思います。

 

この持ち時間ぴったりに終わらせることも大事です。

 

審査基準に時間通りに発表できるかとの審査基準がある大会は結構あります。

 

なので、発表時間が短すぎる・長すぎるは注意です。

 

読み合わせをする際には、与えられた時間内ちょうどで終わるように意識して練習しましょう。

 

どうしても極端に短くなってしまったり、長くなってしまう場合は、資料構成の見直しを視野に入れるべきであると思います。

 

手順５：QCサークル大会当日の発表（QCサークル大会当日）

ここまで、準備できればQCサークル大会当日は楽しみながら発表するのみです。

 

少しぐらいの失敗は気にせず、のびのび発表しましょう。

 

※遅刻だけは気を付けてください。

 

だいぶ長くなっちゃいましたが、これで終わりです。

ちょっとでもお役に立てたなら、光栄です。

 

ありがとうございました。