QCサークル大会の推進者になっちゃたけど、何をすればいいの？初めてだし分かんないよ！
大丈夫です！心配いりません！その悩み、全て解決します。
この記事では、QCサークル大会推進者が押さえておくべき１５のポイントを時系列とサンプル資料にそって、全て解説します！！（ちょっと長くなるので、前編・後編に分けて解説します）
ちなみに後編は⇒【QCサークル大会推進担当が押さえておくべき１５のポイントを解説：後編】
こちらを、ご確認ください。
テーマ【QCサークル大会推進担当が押さえておくべき１５のポイントを解説：前編】
「QCサークル発表７回・QCサークル大会推進担当５回」を経験した西島が細かく解説していきます！
では、始めましょう！
どういう人に見てもらいたいか？
この解説でこんな悩みが解決されます
QCサークル大会の推進者って何をすればいいの？
会社でQCサークル大会開推進者に抜擢されたら、準備しておきたい１５項目を紹介します。
※１回/年QCサークルが開催される会社を対象として解説します。
- 参加チームの募集をする（QCサークル大会１年前）
- 参加チームの活動進捗方法を決める（QCサークル大会１年前）
- 開催場所・開催日程を決める（QCサークル大会３か月前）
- 審査員・司会者を決める（QCサークル大会３か月前）
- 大会上位者への賞金・商品を決める（QCサークル大会３か月前）
- 大会プログラムを作成する（QCサークル大会２か月前）
- 大会参加者を募る（QCサークル大会２か月前）
- 大会会場のレイアウトを決める（QCサークル大会２か月前）
- 大会で使用する備品を用意する（QCサークル大会１か月前）
- 大会時に司会者が使用する台本を作成する（QCサークル大会１か月前）
- 審査員が評価する評価表を作成する（QCサークル大会１か月前）
- 当日のお弁当・お茶の用意（QCサークル大会２週間前）
- 当日の進行お手伝いを依頼（QCサークル大会２週間前）
- 会場側との整合（QCサークル大会１週間前）
- 当日の進行（QCサークル大会当日）
準備する項目と目安になる実施日程は上記の通りです。
ここまで読んでいただいた方は、項目と目安日程は分かったけど、もっと具体的な中身を知りたいんだよなーと思われたかと思いますので、上記１５項目の中身を１項目ずつ解説していきます。
（１）参加チームの募集をする（QCサークル大会１年前）
会社によっては既に、１部署１チームや１事業所で１チーム参加などの決まりがあるかもしれませんが、もし決まっていないのなら、各部署に参加を募りましょう。
やり方としては、会社の規模感によっても異なりますが、１００名ぐらいの会社なら３チーム～５チーム、５００名ぐらいの会社なら７チーム～１０チーム、１０００名規模の会社なら１５チーム～２０チーム程のチームの数を募集するのが適正と思います。
QCサークル大会当日を１日で終わらせるためには、１０チーム～１２チームぐらいの規模でやるのが適正と思います。
それ以上になる場合は、事前に予選会を実施したり、会場を２つ用意して実施したり、もしくは２日に分けて実施するやり方が、スタンダードです。
ちなみに私の会社は各部署から１チーム参加で、１８チーム程のエントリーがあります。QCサークル大会自体は１日で終わらせるため、大会１か月前に予選会を実施し１８チームから１０チームまでに絞ります。
予選会の方法は、QCサークル大会１か月前までに資料を提出してもらい、資料選考で本選出場チームを決めます。（※落選したチームには５０００円の参加賞を渡しています）
参加チームが決定したら、参加チームに下記のようなQCサークル登録用紙を提出してもらいましょう。
記載の内容は、「部門・課・事業所・店」「サークル名」「テーマ」「推進者」「アドバイザー」「リーダー」「サブリーダー」「メンバー」等、自分の会社の組織にあった登録用紙を作成し、記載してもらってください。（※次項でこの登録用紙をどのように活用するか解説します）
□サンプル□QCサークル登録用紙
（２）参加チームの活動進捗方法を決める（QCサークル大会１年前）
参加チームの登録が終わったら、各チームがきちんと推進できているか管理するための、前項で解説した登録用紙の情報を使用して「進捗管理表」的なものを作成します。
□サンプル□ＱＣサークル活動進捗管理表
こんな感じですかね。自分の会社の組織に合わせてアレンジして使用してください。
運用方法は、各チームリーダーにQCサークル活動を実施した記録を報告してもらうのがいいと思います。
報告してもらう資料は下記サンプルを参考にしてください。
□サンプル□QCサークル活動報告書
こんな感じが、簡単でいいと思います。
ここまですると、各チームの進捗が確認できますし、大会直前に「資料全然できてません！！」とかの問題はほぼ発生しないと思います。
まだ心配であれば、会社で１回/月ぐらいは会議があると思いますので、上記の推進管理表をもとに、進捗報告を実施すれば各チームの推進意欲を継続することができると思います。
QCサークル大会開催１年前～３か月前ぐらいまではここまでを繰り返し実施し管理していれば問題ないと思います。
（３）開催場所・開催日程を決める（QCサークル大会３か月前）
さて、QCサークル大会まで残り３ヶ月ぐらいになりました。
ここからが、割と正念場です。
まずは、開催場所と開催日程を決めましょう。
開催場所は規模の小さな会社は、会社の会議室や市の公民館（小）等を借りて利用する等でいいと思います。
市の公民館とかを、１日借りても何千円ぐらいなのでリーズナブルです。
会社の規模が大きくなると、会社の大食堂・大会議室や市の公民館（大）を借りて利用する等になると思います。
会社開催にせよ、市の公民館を借りるにせよ、場所を抑えるには３ヶ月前ぐらいが適正と思います。
次に開催日ですが、ほとんどの会社は土曜日・若しくは日曜日を設定することが多いです。
参加者も通常業務がありますので、月曜日～金曜日は参加が難しいことがあります。
会社の稼働に合わせて一番、人が集まりやすい日で開催日を決定するのが望ましいです。
こちらも３ヶ月前ぐらいに設定するのが、適正であると思います。
ほとんどの会社では、決裁が必要になると思いますので、開催場所・開催日程共に２案ぐらいは用意して
決裁者へ報告しましょう。OKが出たら大会運営に関わる詳細を決める行動に移りましょう。
（４）審査員・司会者を決める（QCサークル大会３か月前）
QCサークル大会での審査員は、会長・社長・常務・専務・執行役員など、ようは会社のお偉いさんにお願いするのが無難です。あまり多すぎるのも大変なんで５名～８名ぐらいがいいと思います。メンバーが決まったら審査員を依頼しましょう。（断る人はめったにいないと思います）
大きい会社では、外部（顧客や取引会社）の方をゲストとして呼んで、審査員をしてもらうことも考えた方がいい思います。外部からのゲストを呼ぶことで、会自体が、かなりメリハリがつくと思いますし、会社のPRも同時にすることができます。外部審査員を呼ぶか否かは、会社の会議等で議題に上げて決定しましょう。
司会者も同様に、３ヶ月前ぐらいには決めておきたいですね。
司会者は、女性が好ましいと思います。
私の会社では、各部署の事務員の方にお願いし、毎年交代で司会者をお願いしています。
印象としては、女性ほ方がQCサークル大会に参加する人からの受けはいいし、外部審査員等にも受けがいい感触です。（完璧、私の主観ですが…）
（５）大会上位者への賞金・商品を決める（QCサークル大会３か月前）
大会に出て、順位を争うわけですから、上位者への賞金や商品の授与は間違いなく必要と思います。
これは会社の規模感によって大きく変わると思うので一概には言えませんが、
ちなみに私の会社では
- １位：１００，０００円
- ２位：５０，０００円
- ３位：３０，０００円
- 特別賞：２０，０００円
上記で設定しています。節目の大会（例：１０回目の大会）では賞金を倍でやったりしています。
残念ながら落選した参加チームには、参加賞として１０，０００円を渡しています。
１位・２位・３位・特別賞の方たちには、賞状も授与しています。
会社によっては、賞金はないけど、商品（電化製品・商品券・旅行券とかもありました）を入賞チームに授与していた会社もありました。
賞金・商品の選定は会社によって、さまざまだと思いますが、参加者のモチベーションを上げるためにも、少し奮発して上げると大会も、もりあがります。
（６）大会プログラムを作成する（QCサークル大会２か月前）
大会プログラムの作成は必須ですね。大会の２ヶ月前くらいに作成して、関連する方に展開するのが望ましいと思います。
□サンプル□（QCサークル大会プログラム）※１０チームが参加する仮定で作成
こんな感じですかね。
開会の挨拶は社長で、ゲストを読んでいる場合は初めにゲスト紹介を忘れずに入れましょう。
各チーム、発表の時間は１５分設定、質疑応答と発表者の入替の時間を入れて５分、計２０分の設定が好ましいと思います。２０分設定でその他もろもろの時間を入れても、上記の様なプログラムが立てられます。
ポイントは全チームが発表した後の休憩時間をある程度長い時間、取る事です。
この時間で、各評価者の評価表の集計や、賞状の準備をします。１名で実施するのは無理なので、事前に補助者を選任し、お願いしておきましょう。
（７）大会参加者を募る（QCサークル大会２か月前）
今度は、QCサークル大会当日に参加する人数を把握するため、大会参加者を各部門・部署に募りましょう。
方法は、メール展開で返信をもらう程度でいいと思いますが、人数が多い会社などでは下記の様な参加者名簿を作成し、各部署にお願いして参加者名簿を作成してもらいましょう。
□サンプル□（参加者名簿）
こんな感じで、各部、各課、役員・審査員、ゲスト、事務局等の項目で分けて、参加者の名前と人数が分かればいいと思います。（QCサークル大会会場に貼り付けしておくにも、おすすめです）
（８）大会会場のレイアウトを決める（QCサークル大会２か月前）
参加人数を把握したら、次は大会会場のレイアウトを決めます。レイアウト図などを作成しておくと会場設置の時にみんなで共有できる資料になりますので必須だと思います。
□サンプル□QCサークル大会会場レイアウト図
例えば、こんな感じです。こちらも作成したらQCサークル大会会場に貼り付けするのをおすすめします。
ちょっと、長くなってしまうの前編はここで終わりにします。
ここまで読んでいただいて、後編の見たい！と言う方は
⇒【QCサークル大会推進担当が押さえておくべき１５のポイントを解説：後編】をご確認下さい。
ありがとうございました。