５Ｓ活動：整理・整頓・清掃・清潔・躾の一番最初、『整理』についてお話させていただきます。
周りで『忙しい』と言う人ほど、デスクの上が汚かったりしませんか？
私の周りでは、整理ができていない人は仕事の効率が悪く、評価が低い傾向にあります。
整理を意識的に会社・個人に取り入れると、間違いなく日々の生産性が上がり、心にゆとりが出てきます。
心にゆとりができると、今までになかった時間が確保できて、新たな成果物を上げられる機会の確保と、こんな感じでポジティブなサイクルに自分を持っていくことができます。
このような状況に持っていければ、日々の時間の大半を占めている仕事も楽しくなりますよね！
もちろん、周りからの評価も上がります！
今回は５Ｓ活動の『整理』に対して、具体例とメリットを解説したいと思います。
整理ってなに？整理で重要な考え方
まずは『整理』の意味って具体的に考えたことないんですけど～、という方もいらっしゃると思いますのでまずは、おさらいです。
- 『整理』を極めると、行動のムダが無くなる
- 『いつか使うから』の考えは捨てる
『整理』を極めると、行動のムダが無くなる
『整理』が出来ていない会社・人の特徴として、今現在の仕事内容にはムダがないと考えているケースが多くみられます。いらないものが多くあることに対してムダであると意識がそもそもありません。
具体例を何点か上げると
■製造現場・倉庫現場■
何年も使っていない在庫品・設備・工具でスペースを圧迫しているが、そのまま
■オフィス業務■
何年も使用していない、データでPC内がいっぱい（デスクトップがファイルでいっぱい）
いつまでも、過去の資料が保管されていて、やまずみ状態
■輸送業務■
キャビン内が固縛品やラップでやまずみ状態（助手席の安全窓は隠れて見えない）
このような状況を『あたりまえ』と捉えていて、いつも口癖が『忙しい』。
自分で忙しい状況にしていることに気づいていません。
では、このような状況がなぜダメなのか？
上記の具体例に当てはめて説明すると
■製造現場・倉庫現場■
要らない在庫品・設備・工具があることで、スペースの圧迫、探すムダの発生、品質不具合の発生率が増加（部品の混入・誤組・搬入不具合）、労働災害発生率増加
■オフィス業務
必要なデータを即座に取り出すことができず、探すムダの発生、紛失発生
必要なときに、必要な資料を取り出すことができず、探すムダの発生、紛失発生
■輸送業務
助手席の安全窓が見えずに左折時に確認不足により巻き込み事故を起こす危険性増加
このように、『整理』ができていなと、多くのムダと、不具合発生リスク、事故・災害のリスクが増加することになります。
ではなぜ、多くの人はこのようなムダや、リスクがあるにも関わらず、『整理』が疎かになるのでしょう？
こちらを次の章で解説します。
『いつか使うから』の考えは捨てる
『整理』のできない多くの人の考え方でよく聞かれるのが
『いつか使うから』このおまじないのような言葉です。
この『いつか使うから・・・』の根拠を聞くと、ほとんどの方が答えられません。
保管してあるものを『最後にいつ使ったの？』と聞くと実は入社してから自分では一度も使ったことが無いものなどもあります。
つまり『いつか使う』は結局使わないものが大半です。
この『いつか』という言葉をなるべく会社・個人の中から排除することが『整理』を実施する上では重要な考えになってきます。
『いつか使うから・・』『いつか捨てるから・・』
これを聞いて、次のアクションに移るように感じますか？
ほとんどのパターンでそのままになることが多いのではないでしょうか？
『いつか使う』と置いてあったものを処分して、たまたま処分したものを使う機会が出ていたとしても、それはたまたまです。
たまたまのために、『やはり置いておこう』という保険的な発想はやめましょう。
なんとなく置いてあって、その職場・個人では二度と使わないことがほとんどです。
とは言え『捨てられないんだよ』という方に、具体的なアクションプランを次章で解説します。
整理を進める、具体的なアクションプラン
ここでは、前章でお話した具体例をもとに、おすすめのアクションプランを解説します。
■製造現場・倉庫現場■
3ヶ月以上使用していない、在庫品・設備・工具は捨てられるものはすぐに捨てる、捨てられないもの（高価なもの・会社の資産等）は、通常使用するものと分けて保管・管理する（1年以上使用ない場合は破棄を検討する）
そもそも、在庫品が多すぎるのであれば、客先との在庫調整や生産調整を実施
■オフィス業務■
PC上にあるデータで、3ヶ月以上未使用のデータは、クラウドもしくは外付けハードディスクに移し保管する（もちろん、要らないデータは破棄）
資料の保管期限を設定し、それ以外の資料はすぐに破棄（契約書とかは除く）
■輸送業務■
助手席の足元には、ものを置かず安全な確認環境を確保する（要らないものは破棄）
このように会社・個人の中で最低限のルールを決めて『整理』に取り組むと、大きなメリットが発生します。
次章はそのメリットについて解説します。
整理を進めるメリット
こちらも、前章でお話した具体例をもとに、『整理』を進めるメリットを解説します。
■製造現場・倉庫現場■
スペース確保したことによる、探すムダ削減・在庫のムダ削減・品質不具合発生率削減・労働災害発生率削減・生産性が上がったことにより残業時間削減・空いたスペースに新規業務を受注など
■オフィス業務■
ＰＣ内を整理したことによる、探すムダ削減・データの誤送信リスク削減・PCのスピード向上・生産性が上がったことによる残業時間削減など
資料の整理をしたことによる、探すムダ削減・資料紛失リスク削減・生産性が上がったことによる残業時間削減など
■輸送業務■
安全窓の視界確保による、巻き込み事故削減
キャビン内を整理したことにより、運転中の集中力が増し、事故削減に寄与する
このように『整理』をすることで、多くのメリットを受けることができます。
『忙しいから整理はできない！』
この考えでは、いつまでも『忙しい』から抜け出すことはできません。
忙しいからこそ『整理』を徹底的に行い、会社・個人の生産性を上げることに努めていただきたいと考えます。
ここまで読んでいただき、ありがとうございます。
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