５Ｓ活動：整理・整頓・清掃・清潔・躾の2番目、『整頓』についてお話させていただきます。
5S活動には順番があります。
まずは整理。
整理は
でしたよね。
詳しくは⇒行動のムダがなくなる！【５Ｓ：整理】の具体例とメリットを解説
その整理が終わった後のアクションが今回のテーマ『整頓』になります。
だから『整頓』は5S活動の2番目に位置づけされます。
整頓とは
整頓で重要な考え方
5S活動の『整頓』を進めるにあたって、重要な考え方は下記の3項目になります。
- 『三定管理』の考えが重要
- 未整頓が多くのムダを作っている
- 整頓の基本は見える化
一つずつ解説していきます。
『三定管理』の考えが重要
まず三定管理とは
- 定位：置く場所を決める
- 定品：置くものを決める
- 定量：置く量を決める
三定管理の『三定』とは、定位・定品・定量の三つの頭文字をとって、『三定』と言います。
これは、整頓の基本的な考え方の一つであり、三定管理ができていないがために『あれ？どこだけ？』と聞いたり探したりするムダが発生します。
この日常から発生している、『聞いたり・探したり』のムダをなくす活動が『整頓』です。
未整頓が多くのムダを作っている
私の周りでも、整頓ができていないことで多くの『探す』ムダを散見します。
しかし当たり前になりすぎていて、ほとんどの人が、そのムダに気づいてすらいません。
探すムダといっても、『置いてある場所を探す』『使うものを探す』『使えるものを探す』など、気づかぬ間にいろいろな探す行動をしています。
一つの『探す』行動はそんなにムダじゃないでしょ？と思われる方もいるかもしれませんが、単純に探すムダだけではありません。
もの作りで例を上げると、ごちゃごちゃしたものの中から必要な部品を選定し、何か製品を組み立てたとします。
組み立てた本人は正しい部品を使ったつもりが、実は間違った部品だった。
もちろん、お客様からのクレーム・信頼失脚ってことも考えられます。
整頓ができていないとで、このような潜在的なムダ・リスクが発生する可能性を抱えています。
会社・職場としては大きな爆弾を抱えていると言ってもいいのではないでしょうか。
このため『探す』が職場にあればあるほど、いいことはない。
反対に、整頓ができていれば、大きなムダを発生させるリスクを低減できると言えます。
整頓の基本は見える化
整頓の基本は見える化です。
見える化とは、第三者が見ても、それが正常なのか・異常なのかが視覚で分かるという意味で私は捉えています。
例えば、工場内の部品が置いてある棚。
この棚には、棚を管理する責任者が表示されていて、棚ごとに置く部品の名前や写真の表示・置かれている部品がそれと一致している。
そのような状態で管理されていれば、誰が見ても分かりますよね。
これが整頓された状態だと言えます。
よく勘違いされやすいのは、棚に置いたので整頓したと言う人がいます。
これは、整頓ではありません。見える化できていませんからね。
この見える化には、探すムダをなくす以外にも効果があります。
皆さんの会社でもお客様の訪問や・工場の視察などがある前に、会社から『掃除しろ』『きれいにしろ』など、指示が出るときありますよね。
これは、きれいな状態を維持している会社・職場を観てもらうことで、お客様に対して安心感・信頼感を持っていただくためのパフォーマンスと言えますね。
この安心感・信頼感を継続して与えられる状態を維持する活動が『整頓』です。
このように、三定管理の重要性・未整頓は多くのムダを作るという理解・整頓の基本は見える化、これを認識しながら5S活動の『整頓』を実施することで、より良い会社・職場環境にすることができると言えます。
次に、整頓を進めるにあたって、具体的なアクションプランを細かく見ていきましょう。
整頓を進める具体的なアクションプラン
整頓を進めるにあたっての、具体的なアクションプランは下記の3項目になります。
- 『三定管理』で整頓を進める
- ボックス・キャビネット・扉を極力なくす
- 整頓を維持できる、守れるルールを作る
一つずつ解説します。
『三定管理』で整頓を進める
前章で『三定』とは
- 定位：置く場所を決める
- 定品：置くものを決める
- 定量：置く量を決める
上記のようであると解説したと思います。
こちらをもう少し、詳しく見ていきましょう。
定位：置く場所を定めれば誰でも元に戻せる
まずは、探すムダをなくすためには、探さなくてもいいように『置く場所を決める』ことが最低条件となります。
ここで重要なのが『よく使うものは、なるべく使用者の近くに置くようにする』ということです。
職場をきれいに見せるために、置く場所を実務の効率を無視して決めている会社・職場をよく見ます。
整頓の目的は『ムダを最小限にする』ことです。
見栄えを良くするのも、もちろん大事ですが、当初の目的とずれないように気を付けましょう。
置く場所を決めることでのメリットはまだあります。
置く場所をきめることで『どこに戻していいか分からない』といった言い訳は通用しなくなります。
置く場所を決めたら、そこに必ず戻す、他者も共同で使用していることを強調して指導すれば、当たり前にその場所に戻せるようになっていきます。
定品：置くものを決めれば探さなくてもいい
置く場所を決めたら、次はそこに置くものを設定します。
置くものの場所を詳細に設定することで、探すムダは劇的に改善できます。
その場所に行けばこれがある。
会社・職場の人がその認識になれるような、管理が必要です。
例えば、工具を職場全員で使用する場合、置く場所には工具の写真・名前が載っている明示をしたり、その工具自体のシルエットを置く場所に書いてしまうなども効果的です。
会社・職場で共有でしようするものに関しては、使用者の名札などを作成し、使用者はその名札を吊り下げて置いたりする。
このような工夫をすれば、その工具が今、誰が使用しているか明確になります。
もし、その使用者が戻すのを忘れていたら、誰を指導しなくてはいけないかも明確です。
このような形で、整頓を会社・職場に定着することができれば、日常意識せずに発生しているムダを減らすことができます。
定量：置く量を決めれば、余分なものが無くなる
整頓をするにあたって、見落としがちなのが、置く量を決めずに整頓をしている会社・職場が非常に多いことです。
例えば、会社・職場の工具や備品などを一ヶ所に集めると『なんでこの工具こんなにあるの？』『軍手一年分ぐらい買わなくていんじゃねー』なんてことが、よく起こります。
個人で管理すると、『なくなる前に発注しなきゃ』『なくなると怖いから早めに発注しよう』『あの工具どこだっけ？ないから買うしかないか』このような心理が働くからです。
このように、ムダな在庫を抱えるリスクやムダなスペースを使用するリスクなどを軽減するためにも置く量を決めることは重要になってきます。
そこには、一工夫必要で、そもそも置ける量以外のスペースは確保しない・各自での管理ではなく保管場所を設定しまとめて管理できるものは、まとめて管理をする。
このように使う量だけを会社・職場に持ち込む仕組にし、そもそも余分なものを持ち込まないようにすることが大切です。
ボックス・キャビネット・扉を極力なくす
会社・職場で整頓をしなさいと言われ、散らばっている工具や書類をボックスやキャビネットにとりあえずしまっておく。
こんなことをしている人はいないでしょうか。
最終的に、扉を閉めてお終い。
パット見、見た目がきれいなので、整頓終了！
この考えは、今日から近くのどぶ川にでも捨ててください。
整頓の目的は、会社・職場のムダをなくすことです。
見た目を良くすることが最終目的に変わってしまっている方が非常に多いです。
私が思うに、ボックスやキャビネット、しまいには扉自体があることが悪の根源だと思っています。
このような便利なものを使用すると、整頓したつもりになってしまうのです。
もちろん、ボックスやキャビネット、扉のある棚等で保管しなくてはいけないものもあると思います。※これは除外
しかし、できるのであれば、ボックスレス・キャビネットレス・扉レスで整頓することをお勧めします。
何回も言うようですが、整頓の目的はムダをなくすことです。
ボックスの中に工具をぐちゃぐちゃに入れているのでは、本来の目的達成には繋がりません。
ただ、問題を見えなくする作業をしただけです。
できる限り、オープンな管理、見える状態での管理を心がけることで、正常・異常を発見しやすい環境になり、整頓の活動が維持しやすい環境にもできます。
ムダをなくすことだけではなく、細かいことに気づける会社・職場作りに貢献できる基盤にすらなると、私は思っています。
整頓を維持できる、守れるルールを作る
整頓ができる状況を作った後は、その状況を維持するためのルールが必要になってきます。
ルールは厳しければいいというものではありません。
あくまでも整頓をする目的は会社・職場のムダをなくすことです。
きれいに見せるためにルールを設けると、実務と合わない・続かないとなりがちです。
職場のムダをなくす目的で整頓に対するルールを設定し、その結果、見た目もよくなる。
これが理想的です。
例えば、よく使う工具なのに、10mも離れた場所に都度、返す。
こんなルールを作っても、守れるわけがありません。
よく使う工具は、使用する工程のそばに、整頓された状態で管理できるように環境を整えて、それに対するルールを作れば、ルールを継続できる確率はかなり高くなります。
多くの人は、面倒なことはやりたくないと思っています。
ルールは守るために作るものなので、ルールを作る際は、本当にこのルールは守れるか？維持できるか？きちんと考えてから、ルール設定をするようにしましょう。
しかし、全てが上記を網羅したルールにできるかというと、それはそれでまたムリというものです。
その部分は、会社・職場の効率を無視してでも、やらなくてはいけないときもあると思います。
そのような場合は、ルールを決める管理側だけで、ルール設定をするのではなく、使用者側に、いい案がないか相談するのも、一つの手です。
相談された使用者側は自分の意見を言い、それを受け入れてもらったことで、そのときに決めたルールへの思い入れが強くなり、その後も継続して守る傾向になります。
- 誰が見ても、このやり方がいいと思われる部分は、管理者がルールを設定
- 使用者側からクレームがきそう・このルール守れそうもないと思ったら、使用者側と相談しルールを設定
このようなことを意識して、整頓に対するルールを設定することで、継続した運用ができて、結果的にきれいな会社・職場の維持、波及効果で客先からの信頼性のUP・管理基盤の強化を得ることができると確信しています。
今回は以上になります。
ここまで読んでいただき、ありがとうございます。
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